Tietosuojaseloste

Kultu ry:n tietosuojaseloste

Tämä on Oulun yliopiston kulttuuritieteiden opiskelijoiden ainejärjestö Kultu ry:n tietosuojaseloste Kultu ry:n jäsenrekisterin käsittelytoimista. Tietosuojaseloste on laadittu rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä informoimista varten. Tietosuojaseloste on laadittu mukaillen tietosuojalakia (5.12.2018/1050), yhdistyslakia (26.5.1989/503) ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Laadittu 18.1.2022. Viimeisin muutos 18.1.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Kultu ry, Erkki Koiso-Kanttilan katu 1, 90014 Oulu

puheenjohtaja.kultu@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kultu ry:n tietosuojavastaava: Noora Jurvakainen, noora.jurvakainen@student.oulu.fi, 0442154609

3. Rekisterin nimi

Kultu ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on muun muassa

- rekisteröidyn suostumus
- sopimus
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Yhdistyslain 11 § (8.5.2020/336) mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kultu ry:n jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenten liittäminen Kultu ry:n sähköpostilistalle.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Rekisteröidyn jäsenen rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköposti, kotipaikka sekä pääaine. Lisäksi rekisteriin tallennetaan vuosi, jolloin henkilö liittyy yhdistyksen jäseneksi.

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsen ilmoittaa erostaan tai jäsenyys muuten päättyy.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilön täyttäessä jäsenlomakkeen Kultu ry:n jäseneksi liittymisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin hallinnassa voidaan käyttää Googlen palveluita kuten Google Docs ja Google Forms, jolloin on mahdollista, että tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrot tapahtuvat EU:n henkilötiedon siirtoa koskevien määräysten mukaisesti.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta edellä mainitun lisäksi muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimien käyttöoikeuksia sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).